Cómo planificar las mudanzas de oficinas para que no afecten al negocio

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Planificar las mudanzas de oficinas con tiempo, con criterio y bien asesorado es imprescindible para que tu empresa pueda recuperar la normalidad lo antes posible y pueda gozar en un breve plazo de las ventajas que a buen seguro le va a traer el cambio de ubicación.

La previsión y la organización son claves para que el traslado de muebles, documentación y equipos no afecte al negocio, y permita a tus empleados volver a la normalidad (y a la productividad) lo antes posible.

Seguro que tu empresa tiene buenas razones para hacer una mudanza de oficinas en Madrid: Una ubicación más idónea para el desarrollo de negocio, más superficie para el plan de expansión, ampliaciones de equipo y personal… Siempre es buen momento para hacer un cambio a mejor, y por ello debes superar la inquietud que causan las mudanzas de oficinas en los empresarios.

La lógica aplastante puede ayudarte: 1. Ya has salido de peores retos, seguro. 2. No eres el primero ni vas a ser el último. 3. Tu tranquilidad tendrá reflejo en la actitud de tu equipo.

Al final, una vez superadas, las mudanzas de oficinas se quedan en algo anecdótico frente a las ventajas que depara el cambio de ubicación.

Bien, veamos de qué forma es posible planificar una mudanza de oficina para que afecte lo menos posible a tu empresa:

Pasos previos al traslado de oficinas

Pongamos que ya has encontrado el sitio perfecto para tu empresa… Ya has acordado el día en que podrás trasladarte y has empezado a dar de alta los suministros necesarios: agua, electricidad, teléfono, fibra y otros…

Ahora tienes que buscar la empresa de mudanzas en Madrid idónea, que será aquella que tenga mucha experiencia en mudanzas para empresas, y quizá también servicios de mudanza y guardamuebles.

Para ello, te recomendamos que contactes con profesionales y solicites presupuesto. Te van a pedir algunos datos iniciales, como la ubicación actual para concertar una visita a las oficinas y así calcular el volumen de la mudanza y orientarte sobre el proceso de trabajo que será necesario llevar a cabo para que afecte lo menos posible a la actividad normal de la oficina. Con todo ello, te entregarán un presupuesto de mudanza detallado y ajustado a tus necesidades.

Así se planifican las mudanzas de oficinas paso a paso

Bien. Una vez seleccionado el presupuesto, es el momento de enfocarse en las siguientes acciones:

  1. Elección de la fecha de mudanza

Has de elegir la fecha de traslado con sentido común: En función de tu actividad, lo ideal es que selecciones algún momento del año en que no haya un pico de demanda de los servicios que presta tu empresa. Si por cualquier motivo no es posible, no debes preocuparte: las empresas de mudanzas profesionales están preparadas para resolver con eficacia y el mínimo de molestias los retos que les plantean sus clientes, para facilitarles el retorno a su actividad empresarial con la máxima celeridad.

  1. Alta de suministros en las nuevas oficinas

Agua, electricidad, fibra óptica, telefonía… Planifica cuándo necesitas dar de alta los suministros en la nueva ubicación.

  1. Inventario de documentación, muebles, material de oficina, equipos informáticos y otros dispositivos

Es recomendable anotar todos los objetos y enseres que hay en las oficinas de la empresa. Buen momento para deshacerse de aquellos archivos, documentos y equipos obsoletos que ya no serán necesarios en las nuevas instalaciones.

  1. Asignación de funciones a los empleados

Cada persona de la empresa debe saber cuál es su función en el traslado de oficinas. Quizá sean los técnicos quienes se encarguen de los equipos informáticos y el cableado, y el resto del personal solo tenga que introducir sus documentos y objetos de escritorio en las cajas de cartón para mudanzas que les sean entregadas al efecto. Afortunadamente, los expertos en mudanzas de oficinas en Madrid somos testigos de cómo se han impuesto ya los soportes informáticos a los archivos físicos y la documentación en papel.

  1. Rotulado de cajas

También será imprescindible una planificación de cómo se integrarán los antiguos departamentos en las nuevas oficinas, con la asignación de un número o referencia a cada uno de los espacios, el de origen y el de destino. Así, todos los objetos embalados tendrán un destino final marcado, facilitando enormemente la labor de los técnicos en mudanzas.

En este aspecto, es importante detallar los objetos y cajas que deben ir al guardamuebles, en caso de que sea necesario ese servicio.

  1. Traslado inicial de equipos informáticos

Es importante que los equipos informáticos sean los primeros en ser trasladados para que el personal técnico de tu empresa pueda planificar las tomas a las que irán conectados, y así organizar equipos y cableado para poder ser reutilizados lo antes posible.

  1. Ten a mano lo imprescindible

Por cualquier motivo, quizá necesites tener a mano algunos objetos, equipos o documentos imprescindibles. Será mejor que hagas saber al responsable de la mudanza que habrá algunas cajas que deberán ser identificadas de forma diferente para ser fácilmente reconocibles a la llegada a las nuevas instalaciones.

Qué hace una buena empresa de mudanzas por tu negocio

Para trasladar tu negocio a otra ubicación, salvo que seas un freelance, vas a necesitar -seguro- recurrir a una empresa de mudanzas para hacer el cambio de oficina. Estarás en buenas manos, ya que se trata de expertos en logística, y se han profesionalizado a fondo en su actividad.

Ten en cuenta que los años de experiencia suelen avalar a los servicios de mudanzas más serios, pues es la confianza de los clientes la que les forja una posición en el sector y les mantiene en el tiempo. Así ocurre con Mudanzas Calleja, que llevamos más de 15 años dedicados a las mudanzas de oficina en Madrid y provincias cercanas, mudanzas nacionales e internacionales y servicios de guardamuebles. Trabajamos de forma rigurosa, contando con seguros y contrato de mudanzas, tanto para particulares como para empresas, y lo hacemos siempre buscando la plena satisfacción de nuestros clientes, a precios ajustados y con los recursos técnicos más avanzados: Una gran flota de vehículos y varios tipos de plataformas elevadoras nos permiten personalizar al máximo nuestro trabajo de la manera más eficaz.

Algunos de los servicios de Mudanzas Calleja en mudanzas de empresas y oficinas:

  • Traslados de oficinas: Montaje y desmontaje de mobiliario como mesas, mostradores, armarios… realizado por especialistas en este tipo de servicios.
  • Transporte de equipo tecnológico e industrial: Desmontaje y embalaje especial de todo tipo de equipos informáticos, telecomunicaciones y demás equipos electrónicos e industriales.
  • Destrucción de documentación con certificado: Ya sea junto a la mudanza de oficina o de manera independiente, embalamos y clasificamos para tu comodidad todos los archivos, documentación de la entidad y si lo necesitas, también nos encargamos de la destrucción certificada de la misma.
  • Guardamuebles propio: En Mudanzas Calleja ponemos a disposición de nuestros clientes particulares y de empresa nuestras naves guardamuebles en las que es posible almacenar todo tipo de mobiliario de oficina y equipos informáticos, si fuese necesario.

 

¿Necesitas una empresa especialista en mudanzas de oficinas y mudanzas de empresas? No lo dudes y pregúntanos sin compromiso, estaremos encantados de poder ayudarte.

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