¿Sabes cuánto tiempo se deben guardar los documentos particulares? ¿O cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa? Es una cuestión importante por las implicaciones que puede llegar a tener, y sin embargo la mayoría de las personas lo desconocemos todo al respecto, dudamos o confundimos unos plazos con otros.
Pues bien, lo primero que debes saber es que para cada tipo de documentos hay un periodo determinado. En este post vamos a ver cuánto tiempo se deben guardar los documentos particulares según su tipología, y dónde es mejor hacerlo para que no se deterioren y, en el caso de empresas, profesionales y autónomos, para cumplir escrupulosamente con el reglamento de protección de datos.
Aquí te explicaremos si un trastero, tu propia casa, la oficina o un guardamuebles en Madrid o en cualquier otra provincia son lugares seguros para mantener tus documentos importantes.
Qué documentos suelen guardar los particulares
Documentos como escrituras o facturas de objetos valiosos son papeles que los particulares deben guardar de por vida, ante la eventualidad de tener que probar la titularidad para una compraventa, si se dictamina una expropiación o bien para acreditar su pertenencia ante un eventual robo o incendio a la compañía aseguradora.
También las personas guardan títulos universitarios que acreditan sus conocimientos, y otros diplomas y distinciones que reciben de diferentes instituciones públicas o privadas (premios, títulos nobiliarios…). De mismo modo, se ponen a buen recaudo las nóminas y contratos que acreditan relaciones laborales y cotizaciones de cara a una futura jubilación…
Hasta no hace tantos años también se debían guardar las acciones de las compañías, cotizaran o no en Bolsa, para acreditar la titularidad de las mismas…
Si bien es cierto que aún se expiden muchos de estos documentos físicamente, lo cierto es que la mayoría han sido sustituidos ya por anotaciones digitales que pueden ser consultadas desde las administraciones o bien por los propios interesados.
Qué documentos se deben guardar durante periodos determinados
Ahora vamos a hablar de otro tipo de documentos, que son los que desde la administración pública nos pueden exigir durante periodos determinados. El tiempo que se deben guardar tiene que ver, como seguramente sabes, con los plazos de prescripción que establece la ley para inspeccionar facturas, libros contables, nóminas, contratos, liquidaciones de impuestos, etc.
En función de si eres un particular de a pie, un autónomo o una empresa, hay varias normativas que son de aplicación, cada una relacionada con diferentes campos del derecho: mercantil, laboral, fiscal, prevención del blanqueo de capitales…
Plazos para Hacienda: cuánto tiempo se deben guardar las declaraciones de impuestos
Comenzamos por las declaraciones de impuestos, ya que estas representan una obligación universal con la Administración, que afecta por igual a particulares y sociedades de todo tipo.
La Ley General Tributaria establece que la documentación fiscal prescribe a los 4 años desde el fin del plazo de presentación de la declaración de impuestos, salvo que haya habido notificaciones, reclamaciones o recursos de por medio.
Sin embargo, si las declaraciones salen negativas o a devolver, el plazo de prescripción es de 10 años.
La recomendación general de los expertos es guardar los documentos durante 6 años por si Hacienda necesita comprobar la actividad de un tercero inspeccionado.
Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa o un profesional autónomo
Los empresarios y autónomos deben guardar muchos documentos relacionados con su actividad. Además de las declaraciones de impuestos, están obligados a presentar ante la Administración, si se les requiere, estos otros papeles:
- Libros contables
El Código Comercial establece que los libros de cuentas, la correspondencia y los justificantes de un negocio se deben conservar 6 años a partir del último asiento realizado. Además, deben guardarse de forma indefinida las cuentas anuales formadas, los contratos realizados a largo plazo y las copias de seguridad de los registros contables. - Documentación relativa a la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales
Bancos y compañías aseguradoras están obligadas a mantener la documentación que regula esta Ley durante 10 años. - Documentos laborales
Hablamos aquí de documentación laboral, como contratos de trabajo, afiliaciones, altas y bajas en la Seguridad Social, etc. Los plazos son los siguientes:- 4 años: contratos de trabajo y registros de jornada.
- 5 años: documentos de afiliación, altas, bajas y variaciones en la Seguridad Social, documentos de cotización y justificantes de pagos de salarios.
También se guardan los papeles relativos a préstamos hasta que son devueltos y los relacionados con bienes de inversión hasta que se cumple el plazo de regularización del IVA (5 años en general y 10 años en el caso de edificios y terrenos). Del mismo modo, se conservan las facturas y comprobantes de inmovilizado, que son los que se amortizan a lo largo de varios ejercicios.
Documentos sensibles
Hay otro tipo de documentación sensible como los historiales médicos de pacientes y las grabaciones de seguridad que merecen mencionarse también. Los informes deben ser mantenidos en sitio seguro en los centros médicos durante 5 años, y las grabaciones, 30 días.
Sin embargo, no hay ninguna regulación específica sobre lo que es un espacio seguro para guardar documentación sensible regulada por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). ¿De verdad lo harías en un simple archivador con llave?
Guardamuebles para almacenar archivos de empresas y documentos particulares
Es posible almacenar archivos en los contenedores de un guardamuebles, y no solo eso, sino que probablemente se trata de uno de los espacios más seguros para hacerlo. Los guardamuebles se organizan en módulos o contenedores individuales, aislados y vigilados, que permiten a los clientes disponer de un espacio independiente, a salvo de las manipulaciones de terceras personas.
Por ejemplo, en Mudanzas Calleja disponemos de mini-almacenes desde 1 m2 en nuestro guardamuebles en Madrid. Muchas empresas y despachos profesionales ya confían en nuestros depósitos para almacenar información en soporte papel que, de cualquier otro modo, no podrían conservar en sus oficinas. Además de custodiada con nuestra vigilancia 24 horas, en nuestros guardamuebles garantizamos que toda esa documentación va a estar en óptimas condiciones durante su depósito, ya que el espacio está preparado contra eventos críticos como incendios, inundaciones o humedades y plagas.
Si necesitas almacenar documentos o archivos personales o empresariales, no dudes en consultarnos. Te daremos presupuesto de guardamuebles sin compromiso.
